Samotné plánovanie je proces prirodzený a môžeme smelo povedať, že ľudská bytosť je v tomto smere celkom úspešná. Plánujeme čokoľvek, od bežného nákupu až po stavbu domu či budovanie firmy. Princíp je však rovnaký. Určitá udalosť, potreba či túžba vzbudí našu pozornosť. Napríklad nám niečo chýba a potrebujeme ísť nakúpiť. Prichádza predstava výsledku, povedzme čerstvý chlieb na stole. Z rozdielu súčasného a želaného stavu vzniká akési kreatívne napätie, vďaka ktorému generujeme sled jednotlivých činností. Zobrať peňaženku, tašku, obuť sa atď. Jednotlivé činnosti zoradíme do zmysluplného sledu a nasleduje akcia, prvý, druhý a ďalší krok, až po dosiahnutie želaného výsledku. Čo nám ale už problémy robí, je pripomienkový systém. Preto si nosíme na nákup papieriky, alebo sa občas musíme vrátiť ešte raz, lebo sme na niečo zabudli. Princípom GTD je externalizácia a organizácia úloh, čiže vytvorenie akéhosi organizačno-pripomienkového systému, čoho následkom je voľná myseľ, ktorá sa potom môže lepšie venovať využitiu prítomného okamihu a mať istotu, že na nič dôležité nezabudne. V súvislosti s týmto som sa stretol aj s pojmom „bezstresová produktivita“. Samotný systém je postavený v súlade s našim prirodzeným myslením. Ako teda funguje?
Počas dňa sme neustále bombardovaný rôznymi úlohami, telefonátmi či informáciami, e-mailami alebo vlastnými nápadmi... Prvým krokom je teda zber do akéhosi košíka, napr. inbox , alebo aj reálna škatuľa na papieriky :-), aby sme mali istotu, že nič dôležité sa nestratí. V nejakom vhodnom čase košík vyprázdňujeme a jednotlivé položky triedime, čo je druhý krok metódy GTD. Prvá otázka je, či ide o vykonateľnú úlohu. Ak daná vec nie je pre nás podstatná, tak ju jednoducho vyhodíme. Alebo záležitosť potrebuje istý čas na premyslenie a preto môže poputovať do priečinka „inkubácia“, kde počká na priaznivejšiu chvíľku. Alebo si nejakú užitočnú informáciu jednoducho zaradíme do priečinka referencia, kde sa k nej v prípade potreby neskôr môžeme vrátiť. Ak ide o vykonateľnú úlohu a zvládneme ju do 2-3 minút, tak najekonomickejšie a najefektívnejšie je ihneď ju urobiť. Pokiaľ záležitosť potrebuje viac času a je možné ju delegovať, tak ju posunieme zodpovedným osobám. Niektoré úlohy je potrebné naplánovať, preto tretím krokom je priradenie úlohy do premysleného pripomienkového systému, ktorý je štruktúrovaný napríklad podľa vhodného miesta, času či príslušného projektu a pod. Ide o logistiku a efektívne zoskupenie podobných či súvisiacich úloh, preto tvorba vhodných kategórií, či priečinkov je podľa individuálnej potreby. Štvrtým krokom je revízia a to dvoma spôsobmi. Reorganizácia a aktualizácia na týždennej báze, ktorá je súčasťou nášho strategického plánovacieho procesu na ceste za vysnívanými cieľmi. Druhý spôsob je v podstate častý denný kontakt, vďaka ktorému nezabudneme čo treba vykonať, zvlášť keď sme na relevantnom mieste, v správnom čase či so správnymi ľuďmi. Samotná činnosť a akcia je piatym krokom systému GTD.
Chceme šetriť čas a sily? Mať voľnú myseľ, ktorú môžeme efektívne zamerať na prítomnosť? Princípy GTD nám v tom môžu celkom pekne pomôcť. Ešte jedna vec ma oslovila. Odporúčanie psychológov je, aby pracovný a súkromný čas mali isté hranice a oddelené miesto, čo sám vnímam ako veľkú potrebu. Z hľadiska plánovania a organizácie nášho života sa to však oddeľovať nedá, a preto aj osobný GTD systém by mal zahŕňať všetko. Tak súkromný ako aj profesionálny život.
